Принципы организации домашних семейных архивов и дополнительные материалы для проведения генеалогических исследований.

Одной из главных задач при проведении генеалогических исследований является не только архивный поиск необходимый информации, но и обеспечение обработки, хранения и передачи этой информации для ее дальнейшего использования.

Каждый из исследователей должен понимать, что необработанная и несохраненная информация может быть забыта, неверно оценена и даже потеряна. При этом сложность заключается в том, что в ряде случаев некоторую информацию будет просто невозможно восстановить. Начиная исследования, следует помнить, что задача по анализу, сохранению и передаче информации не менее сложна и трудоемка, чем сам генеалогический поиск. Более того, вследствие некоторой рутинности в подборе и хранении материалов многие исследователи уделяют мало внимание созданию личных и семейных архивов, снижая при этом результаты и ценность их генеалогических исследований. А сколько трагедий возникает при потере информации в результате таких обычных явлениях как переезд, выход из строя компьютера и т.п. Кому не знакомо отчаяние при выходе из строя винчестера, потере данных по различным причинам при отсутствии сохраненных копий!

Следовательно, очень важно не просто начинать исследования, но и правильно распоряжаться полученной информацией!

Как начинать исследования? Об этом каждый из пользователей сайта «Генеалогические чтения» может узнать из материалов «С чего начинать», размещенных в Каталоге файлов и на сайте VGD .

Данные материалы познакомят вас с некоторыми упрощенными принципами организации домашних семейных архивов.

В основе создания мало-мальски значимого архива, даже семейного, лежат принципы, характерные для организации любого архива и основанные на науке об архивах – архивоведении.

Приведу короткую справку об архивоведении и смежных областях знаний, необходимых для осуществления небольшого генеалогического исследования и формирования домашнего семейного архива.

Архивоведение – комплексная научная дисциплина, разрабатывающая теоретические, правовые и методические вопросы «науки об архивах».

В семейных архивах, в отличие от архивов организаций можно выделить только 2 компонента:

1. Теория и методика архивоведения.

2. Компьютерные архивные технологии.

Теория и методика архивоведения

Теория и методика архивоведения (сокращенно ТИМА) – основа архивоведения.

Объектом изучения ТИМА являются:

Текстовые документы на бумажной основе;

Кино, видео и фотодокументы;

Звукозаписи;

Микрофильмы, микрофиши и другие документы на различных носителях.

Предметом разработки ТИМА являются следующие принципы и методы работы с документами:

1) принципы отбора документов, подлежащие архивному хранению;

2) методы отбора документов, подлежащие архивному хранению и комплектование архивов;

3) способы хранения, обеспечивающие полную сохранность документов;

4) создание системы информации о содержании документов;

5) организация системы использования документной информации.

Учитывая комплексность архивоведения, стоит обратить внимание исследователей на тесную связь архивоведения с рядом областей знаний, необходимых для правильной оценки архивного документа. Укажу только несколько основных связей.

Историческая наука изучает процесс развития человеческого общества. Она помогает исследователю определить место документа и события в истории страны или региона, а так же помогает определить перспективное направление поиска того или иного документа.

История государственных учреждений изучает систему и функции учреждений и помогает исследователю разобраться в процессах формирования различных архивных фондов.

Палеография изучает систему начертаний письменных знаков и другие внешние признаки рукописей и помогает прочтению и пониманию древних документов.

Дипломатика изучает происхождение и структуру различных документов и помогает определить подлинность, дату создания документов и место их создания.

Геральдика изучает изображения на гербах, историю и т.п. и помогает установить фамильную и личную принадлежность герба.

Фалеристика изучает наградные системы и помогает установить время, событие и статут награды, и статус награжденного.

Кроме этого при исследованиях весьма перспективно использование таких областей знаний как: нумизматика, ономастика, эпиграфика, археогеография и т.п.

Конечно же, вам не надо будет сдавать экзамены по вышеперечисленным областям знаний, но по имеющемуся у автора опыту исследований можно сказать, чтоуспехи в ваших исследований будут во многом зависеть от того, насколько вы образованы и в этих областях. Все же если вас удовлетворяет знание только 4-х поколений ваших предков, эти знания, возможно, вам не понадобятся. Но если вам предстоит работать в РГАДА без палеографии будет сложно, хотя и к трудностям прочтения старославянского можно приспособиться. В любом случае: четыре ли или двадцать поколений вас интересует, без создания семейного архива не обойтись!

Итак, вернемся к ТИМА, к принципу 1, который звучит так :

Принципы отбора документов, подлежащие архивному хранению.

Шаг 1

Какие же документы надо хранить?

Для того чтобы ответить на этот вопрос рассмотрим несколько определений термина «документ».

Документ – материальный объект с закрепленной созданным человеком способом для передачи ее во времени и пространстве (ГОСТ 16487-83).

Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (ГОСТ Р51141-98).

Эти определения для архивного дела вполне подходят, но требуют некоторого разъяснения и дополнения. Скажем, гранитный утес, в силу своей неинформативности, не является документом. А делает ли его документом надпись: «Здесь был Вася»? Такой документ призван пронести гордое имя «Вася» через века, как образец наскальной росписи, характерной для 20 века!

В архивном деле используется понятие архивный документ.

Архивный документ – ценный материальный носитель информации, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества или собственника. Это определение сразу полностью формализует принцип отбора документов – значимый документ – храни, незначимый - уничтожай. Значит документ «Здесь был Вася» необходимо уничтожить.

Вопрос значимости каждый решает сам, но все же можно сформировать некий общий список значимых документов:

1) личные и семейные свидетельства (имеется ввиду о рождении, образовании и т.п.);

2) аттестаты;

3) паспорта;

4) договора;

5) акты;

6) справки и т.п.

Словом, все, что может дать информацию о человеке, времени, месте, событии и т.п.

Сюда же можно отнести фотографии, аудио и видеозаписи, словом все, что можно отнести к объектам изучения ТИМА.

Сложность заключается в том, что один и тот же архивный документ в 18 веке и в 21 имеет разную историческую ценность. Но в этом случае, повторяю, все решает собственник.

Другим интересным моментом является то, что для общества и для исследователя один и тот же документ является различным по ценности.

Рассмотрим копию с метрической книги 19 века о бракосочетании Аверьяна Васильева сына Шарапова, дворянина села Яблонево, Скопинского уезда Рязанской губернии, 38 лет, 1 брак, с дочерью дворянина Василия Антонова Гавердовского, Ольгой Васильевной, 23 лет, и поручителями: д. Тонкачевой Пронского уезда дворянином Николаем Алексеевым Сукочев, д. Крутой дворянином Сергеем Марковым Стаханов, д. Крутой Михаилом Васильевым Шараповым и д. Гальцовой Куминского приходадворянином Иваном Ильиным Зарецким.

Для ГАРО (Государственный архив Рязанской области) эта копия стоит 5 – 10 рублей, а для исследователя это документ большой ценности!!!

В этом документе имеется и дата бракосочетания, и возраст жениха и невесты, девичья фамилия невесты, фамилия, имя и отчество ее отца, география дальнейшего поиска! Кроме того, явное перспективное направление исследований по линии Шараповых, т.к.Михаил Васильевич, скорее всего родной брат Аверьяна Васильевича. Сразу интересны связи между всеми вышеуказанными фамилиями. Особое внимание к сословной принадлежности всех участников этого события: дальнейшие поиски можно проводить по линии дворянского собрания, а это другие фонды и другие поиски.

Кроме того, знание географии (и наличие карты Рязанской области) подскажет, что д. Тонкачевой уже нет, но на карте Рязанской области есть урочище Тонкачи. Дальнейшие поиски определят, что это урочище и является искомым местом, но в этом случае без археографии (географии прошлого) уже не обойтись.

Более углубленное изучение документа показывает, что возраст жениха – 38 лет, скорее всего, определяется его военной службой характерной для дворян Рязани, а дата бракосочетания - 1866 год указывает, что это, возможно, Кавказская война. Теперь данные по семье Аверьяна Васильева сына Шарапова можно поискать не только в ГАРО, но и в Москве, на 2-ой Бауманской, в Военно-историческом архиве. Там очередь желающих и нужны дополнительные данные, но кто ищет…

Следовательно, перед нами генеалогический документ большой ценности, равно как и любая переписка с архивами, также как и отрицательный ответ на запрос тоже является архивным документом для личного архива. Рекомендую относиться к этим документам с особой тщательностью. Вот так можно определить понятие «архивного» документа для вашего личного или семейного архива.

Методы отбора документов, подлежащие архивному хранению.

Шаг 2

Как из документов собрать архив

Если вы только начинаете свои исследования, то можно сразу делать все как надо. Если же ваш архив пока представляет собой большую коробку с бумагами, то необходимо выполнить предварительный анализ всех документов, их классификацию и систематизацию.

Держатели коробок не должны пугаться названий «классификация» и «систематизация», это не так сложно. Вам необходимо внимательно разложить ваши архивные документы по трем уровням, которые в вашем семейном архиве будут называться: фонд, опись, дело.

Архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой. Это могут быть документы одной организации (для нас это не интересно), одного фондодержателя, документы, связанные единством объекта, времени, местонахождения, семьи, рода, отдельного лица. Это может быть так же деление на идеологические или теологические особенности, как-то церковные документы и т.п. Желательно, чтобы в рамках одного семейного архива фондов было не слишком много, хотя их количество определяет сам фондодержатель.

Архивная опись – часть фонда, в которой архивные документы объединены по какому-либо признаку: скажем только электронные копии или только материалы одной губернии и т.п. В архивах есть целая система классификационных признаков архивных описей, но затруднять личные архивы точной системой классификации нет смысла. Желающим провести четкую классификацию описей авторы сайта готовы предоставить учебник по архивоведению. Главное для нас это то, что опись – это объединение документов по признаку.

Дело – часть описи, объединенная конкретными особенностями. Это могут быть совершенно разные особенности, история, содержание, изображение и т.п. Если документ выделить по особенностям трудно, логично собирать документы по времени, к примеру, дела за 2007 год.

Дело – это уже вполне материальный объект, состоящий из листов, каждый из которых представляет собой архивный документ. В архиве дела могут быть очень большими, но мы можем ограничиваться обычной папкой делопроизводителя.

Каждое дело характеризуется заголовком, который раскрывает состав и содержание документов и датой начала дела. Торец дела и его обложка должна содержать информацию о местоположении дела в системе классификации (№фонда, № описи, № дела), название дела. Очень удобно, если к оборотняя сторона обложки содержит опись названий документов в деле.

Дело закрывается по различным признакам: окончание года, окончание события, наконец, по причине наполнения. Дата окончания дела и количество листов вносится при закрытии дела. Также производится отметка – дело закрыто.

Хорошие результаты дает создание аннотации документов в деле, в случае если заголовок дела не охватывает всех особенностей архивных документов.

Подобную аннотацию удобно иметь и на фонды и на описи архива

Самое главное – классификация и систематизация производится один раз. В архивах вообще существует правило – документы не перекладываются и не дублируются.

Итак, если вы поняли, как будете классифицировать и систематизировать документы с шагом 2 закончено.

Шаг 3

Способы хранения, обеспечивающие полную сохранность документов

Очень важный момент для семейного архива – документы требуется сохранить. Существует множество подходов к хранению документов, у каждого свой вкус. Лично мы храним бумажные носители и носители в виде каких-либо корочек в папко-файлах, формата А5-А3.

Возможно так же применение папок с «липкими» страницами, такие дела имеют очень опрятный вид. При этом следует оценивать структуру материала оригинала, корочки некоторых документов так прилипают, что отрываются только с потерей верхнего слоя. Стоит так же учитывать, что в подобных альбомах сложно ознакомится с оборотней стороной документа.

Самые важные документы должны обязательно иметь электронные копии (быть отсканированы). Дубликаты документов, как и видео- и аудиоматериалы хранятся на электронных носителях и имеют несколько резервных копий.

Более сложно хранить «емкие» предметы памяти. Некоторую сложность представляет хранение орденов и медалей из-за их ценности.

Шаг 4

Создание системы информации о содержании документов

Система информации о содержании документов тесно связана с системой использования документной информации и основана на проведении каталогизации архива.

В общем виде, архивный каталог – это архивный справочник в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам), расположенной в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документарной информации. Для семейных архивов главная цель каталогизации:

А) быстрый поиск информации о содержании документа;

Б) быстрый поиск местонахождения самого документа.

Несмотря на тот факт, что в прошлом и позапрошлом веках основой каталога являлась картотека (и по сей день существуют такие «монстры» как картотека департамента полиции в ГАРФ или картотека Сената в РГИА), все же рекомендуем вести каталог вашего архива в электронном режиме.

Главные условия действенного каталога:

Каждое дело должно иметь название и дату начала дела, а так жеколичество листов и дату окончания дела при его закрытии;

Наличие аннотаций на фонды, описи и дела существенно упрощает поиски;

Необходимо разработать и поддерживать собственный вариант каталога архива в компьютерном режиме, который должен соответствовать фактическому состоянию архива.

Для семейных архивов каталог – название слишком громкое, можно ограничить его названием путеводитель. Пример путеводителя в Каталоге файлов.

Шаг 5

Организация системы использования документной информации

При создании каталога или путеводителя пользоваться семейным архивом становится легко и удобно. Главное, при добавлении новых документов не следует забывать делать их электронные копии и вносить данные о них в электронный путеводитель.

Более сложным моментом является создание системы использования полной документной информации.

Действительно, возможности каждого исследователя по приобретению и размещению сопутствующих материалов ограничены: мы не можем держать у себя в домах многотомные собрание всей вспомогательной к генеалогии литературы. А сколь нам необходимо сопутствующей информации?

Возможно, придет время, и мы будем иметь библиотеку подобной литературы, но что пока?

Пока данную сложность мы можем преодолеть, используя «держателя» информации. Подобный выход из ситуации успешно применяется участниками крупных военных сайтов. Возьмем, к примеру, источники информации о награждении георгиевскими крестами за РЯВ. В 2006 году вышло уникальное издание с очень маленьким тиражом и очень высокой ценой. Достать это издание желающим просто не было никакой возможности. Решение довольно простое. На сайте Цусима можно задать вопрос об интересующим вас георгиевском кавалере, и участники этого сайта помогут вам его решить!

Если вы обладаете уникальным, дорогостоящим или просто редким материалом по генеалогии или другим смежным областям знаний вы указываете данные этого материала и адрес его ме c тонахождения: скажем «держатель predok ».

Компьютерные архивные технологии

Большинство пользователей сайта «Генеалогические чтения» в качестве компьютерного программного комплекса использует программу PAF 5. Вопросы по работе данной программы можно задавать на форуме нашего сайта. Прекрасные материалы размещены на сайте А.Иванова:

http://alex-m-ivanov.narod.ru/ .

Для тех, кто интересуется другими программами сообщаю, что у держателя predok есть книга М.Б.Петриченко «Компьютер в генеалогических исследованиях». Если есть желание, могу дать ознакомиться.

При этом помните самое главное! Минимальное количество электронных копий для ваших материалов – 3 экземпляра!!! При этом одна из копий не должна хранится у вас дома.

Успехов вам!

Здравствуйте, мои дорогие читатели и гости блога! Сегодня мне хотелось бы рассказать вам, как навести порядок в домашних документах и организовать удобное их хранение. Бывает так, что срочно понадобиться справка, придешь домой и не знаешь куда сунуться, чтобы найти свидетельство или другой документ в горе бумаг. И чтобы таких случаев с вами никогда не случалось, давайте разберем пошаговый план, который в конечном итоге обеспечит вам порядок в домашнем архиве.

Все домашние документы всегда должны быть в порядке даже не из-за того, чтобы вы могли в любой момент найти нужную вам бумагу, в первую очередь это безопасность. Ценные бумаги должны храниться вдали от посторонних глаз, а их порча или утеря обещают вам беготню по государственным учреждениям и инстанциям. Восстановление может занимать длительное и неопределённое время, а вот нервов вы потратите больше чем денег на штрафы.

Еще бывают очень опасные случаи, например, пожары, наводнения и другие ЧП, когда срочно необходимо покинуть дом. В таких ситуациях обычно люди в первую очередь из всего имущества хватают документы и деньги. Ну а если они будут валиться неизвестно где, то и можно вообще оставаться без них. Поэтому давайте раздеремся в этом вопросе подробнее.

Хранение документов в доме

В первую очередь вам необходимо оценить ситуацию – в какой степени запущенности у вас домашний офис. Бывают хозяйки, которые складируют буквально каждую бумажку, чеки на продукты и справки. Но у каждого документа есть свой срок давности – от 2 – х недели и до бесконечности.

Когда я попыталась разобраться в данном вопросе, то столкнулась с противоречивой информацией, касающейся выписок, справок, деклараций. Поэтому не потрудитесь и уточняйте срок хранения документов у тех, кто непосредственно их выдает.

Но конечно, документы на квартиру, удостоверения, ИНН, паспорта должны быть в сохранности постоянно. Кстати, иногда на справках и бумагах пишется срок, в течение которого они будут иметь правовую или юридическую силу.

Что касается чеков на приобретаемую бытовую технику, тут все проще. Они будут действовать только в период гарантийного обслуживания. Но специалисты в этой области все же рекомендую беречь их все время, до тех пор, пока вы не выкинете ее. Это касается в первую очередь крупной техники, например, дорогих телевизоров, холодильников, станков и так далее.

Квитанции об оплате я лично по совету юриста храню 3 года, хотя мне кажется и этого многовато. Но куда деваться, в жизни всякое бывает. В общем, что хочу сказать. Позаботьтесь о целостности и безопасности ваших документов и подойдите к этому с умом.

Как навести порядок в документах?

Шаг 1. Соберите все бумаги в кучку. Оцените сложность всей ситуации. Лично у меня все домашние документы занимают среднего размера коробку. Ничего лишнего нет.

• документы на квартиру
• медицинские док-ты
• налоговые
• кредитные
• квитанции об оплате
• чеки и гарантийные талоны и так далее

Можно распределить их относительно принадлежности к членам семьи (документы мамы, папы, детей и так далее). Общие также сориентировать, как в предыдущем примере.

Главное, чтобы вам было удобно и в любой момент могли найти ту бумагу, которая понадобиться. Сортировку следует совместить с и выкидывание того, что уже не нужно. Что-что, а вот рекламные листовки, брошюры стоит немедленно отправить в мусорное ведро.

Если у вас на этот счет есть сомнения, отложите в сторонку бумаги. При первой возможности узнайте их срок хранения. Что касается визиток, то они могут быть помещены в специальный органайзер или небольшую коробочку.

Шаг 3. Выбор способа хранения. Как правило, чаще всего для хранения документов в доме используют папки с файлами. Они могут вставляться отдельно или уже быть едиными с обложкой. Такой способ организации бумаг очень удобен. Вы можете купить несколько подобных папок и каждую из них присудить одной из категорий (налоговые, медицинские документы и так далее).

Не хуже справиться с данной задачей способны папки-портфели. В них удобно не только хранить документы, но и брать с собой.

Как правило, на таких органайзерах есть небольшое место, где существует возможность сделать подпись. Тогда вы точно не перепутаете ее с другими категориями. А еще лучше каждому типу бумаг присвоить свой цвет. Например, документы на дом находиться в красной папке, медицинские справки, карты и так далее в зеленой, налоговые бумаги – в голубой.

Еще один способ организовать хранение документов в доме – картотеки с перегородками. Бумаги в этом случае в основном могут находиться в файлах или тонких папках – скоросшивателях. При этом сортировщиком выступают специальные пластины с выступами, где можно подписывать типы документов. Такие приспособления стоят недешево. Но их можно и сделать своими руками. Например, в качестве разделителей взять плотный цветной картон и вырезать выступ. Таким образом, вы не только организуете хранение своих домашних бумаг, но и сэкономите деньги.

Ну и последний вариант, который мне хочется вам предложить – это коробки. В принципе можно те же папки и файлы складывать в них, то есть совместить несколько способов хранения. Но я сейчас говорю немного о другом. К примеру, письма, квитанции об оплате имеют не совсем стандартный формат, когда не особо они вписываются в размер папки, особенно при их большом количестве. Тогда на помощь придут простые небольшие коробочки. В них очень удобно складывать небольшие документы.

Шаг 4. Пришло время подумать о месте для ваших ценных бумаг. В первую очередь оно должно быть недоступным для чужих людей и гостей. То есть скрытое от посторонних глаз. Это может быть антресоль, верхняя полка над рабочим столом, сейф или выдвижной ящик, желательно закрывающийся на ключ. Для тех, у кого есть дети, стоит также задуматься, не смогут ли малыши добраться до ценных бумаг. Ведь они – любопытный народ, и везде могут применить свои ручонки.

Не стоит также выбирать солнечные места, хоть и недоступные детям. От влаги и солнца бумаги могут выцвести и испортится.

И еще один нюанс, о котором я забыла упомянуть. Заведите папку, где будут храниться все ксерокопии самых важных документов, например, паспорта, страхового полиса, пенсионного удостоверения, документов на квартиру и так далее. Если вам срочно понадобятся копии, а под рукой не окажется ксерокса, времени будет в обрез, то вас спасет эта хитрость.

Ну и последнее, не тяните с той кучкой бумаг, которая вызвала у вас сомнения относительно срока хранения. Как только вы разберетесь с эти делом, тут же разложите их по местам. Ведь теперь у вас хранение документов дома организованно на высшем уровне!

А как вы скрадываете бумаги? Делитесь своими секретами! Оставляйте комментарии! До новых встреч!

Как надежно, безопасно и приватно, хранить семейный фотоархив - иногда об этом клиенты спросят, иногда - сам подумаешь, потому-что не все семейные фотографии отпечатаны (да и не все этого достойны); файлы хранятся на личных устройствах, киберугрозы развиваются на таких скоростях, что нет сомнений - защищено то, что отключено от интернета. Но семья об этом не должна знать. Ее привилегия - это совместный просмотр фотографий, обсуждения и воспоминания. Моя обязанность, как фотографа, обеспечить:

1. Сохранность отпечатков (и удобство их просмотра).
2. Сохранность цифрового архива (и удобный доступ к нему).

1. Семейный архив меньше.
2. Семейный архив реже обновляется.
3. Семейный архив - комбинированный облик: печать и электронные файлы.

Немного мыслей и расчетов, и подобрал следующее решение:

• Основа семейного архива - отпечатки. Они хранятся в альбомах; наиболее значимые, которые выгодно смотрятся в интерьере, - оформлены по всем музейным стандартам (в рамах, под стеклом) и украшают стены.
• Цифровой архив - коллекция цифровых позитивов, которые иногда листаешь на всех устройствах, или печатаешь, чтобы дополнить основу семейного архива. Под эти цели выделил отдельный диск, и отдельную ПК-сборку, как основу для частного облака.

Получилось удобно и надежно. Не сейчас, а на годы вперед (учел основные векторы развития технологий).

Появилось время - решил написать заметку, чтобы рассказать:

1. Как навести порядок в семейном фотоархиве.
2. Как защитить его от внешних угроз и своих ошибок.
3. Как все сделать с минимальными затратами: времени и денег.

Пишу для простого обывателя.

Чтобы не запутаться, мне и вам, укажу основные разделы:

• Семейный фотоархив
  • Что хранить
  • Где хранить
  • Как хранить
• Часто задаваемые вопросы
  • Цифра или печать, все-таки
• P. S.

Семейный фотоархив

Что же такое семейный фотоархив?

Чем дольше в профессии, тем реже фотографирую свою жизнь, потому-что:

• Не все нужно пересматривать позднее, важно осознать момент.
• Не все, что происходит в жизни, подлежит хронологической записи.

Такой подход избавил от «мусора»:

• «Как здорово, что все мы здесь сегодня собрались!»
• «Посмотри: что купили, приготовили, подарили, съели!»
• «Как вокруг прекрасно, или плохо, или может быть - произошло горе!»
• «Посмотри: как было давно, или далеко, или как жили, отдыхали, веселились!»

Семья - общность людей, их ценности (не материальные) и преображения - вот, что мне (и возможно многим) интересно; иного попросту не фотографирую. «Обратная сторона медали» - семейный фотоархив невелик; его можно пересмотреть за вечер. Каждый снимок отражает образ человека, содержит в себе повествование и является фотографией. «Проходные кадры», как мы именуем их во время рабочего процесса, исключены в быту; что было ранее - удалил и поэтому семейный архив, в моем понимании, это собрание, а не свалка. И на этой огромной разнице построено все дальнейшее повествование.

Что хранить

Традиционный архив - это два типа снимков:

1. Те, которые мы никогда не смотрим, и никому не показываем. Большинство подобных, малозначимых кадров, обесценивается быстрее, чем происходит запись на диск. Часто - в момент создания. Обычно, человек не замечает их «естественную» утрату, отсюда и совет - не стоит отвлекаться на их каталогизацию, печать и оформление.
2. Те, которые мы хотим сохранить на 20-30-50-100 лет. Штучные работы или случайные кадры, сделанные в нужный момент, или редким мастером, ценные для изображенного и его близких. Их утрата равноценна потере семейной реликвии, а чтобы сохранить на долгие годы - не существует цен, потому-что важнее ценность (произведения).

Наведение порядка начинается с учета: сколько первых, и есть ли вторые. Следующий шаг - создание отпечатков, их оформление и размещение в альбомах, или в интерьере. Фотокниги и различные виды накатки, на картон или дибонд, рекомендую исключить - такие «продукты» недолговечны (всему виной - клеевые основы). Для архивации произведений необходимо (и в этом нет сомнений) учитывать музейно-галерейные стандарты (), чтобы добиться сохранности кадров, наиболее ценных, в течении многих лет.

Если фотоальбомы неудобны, или просто - не удалось найти «чистый», без многослойных и китайских материалов, то можно изготовить (или заказать) деревянные шкатулки, или короба, которые защитят фотографии от контакта с внешней окружающей средой. Выбор за вами. Но, как вы уже понимаете, это только начало.

Кроме отпечатков, мы храним (зачастую) электронные копии - позитивы; их сохранность - отдельный момент, на который стоит обратить внимание.

Где хранить

Первое, что приходит в голову, когда нужно обеспечить сохранность цифрового архива:

• Оптические диски.
• USB-флеш-накопители.
• Мобильные устройства.
• Облачные онлайн сервисы.
• Внешние дисковые накопители.
• Сетевые файловые хранилища (NAS).
• Ноутбук или стационарный компьютер.

Но ни одно из решений нельзя назвать абсолютным:

• Оптические диски идеальны для консервации (данные не подвержены заражению, или искажению), но стоит нарушить условия хранения - беда; скорость доступа - так же является недостатком.
• USB-флеш-накопители недолговечны, подвержены заражению, и больше подходят для временной передачи данных - типографии, или кому-то из родственников, к примеру, и можно сказать, что удобство - единственное преимущество этих накопителей.
• Мобильные устройства уязвимы и недолговечны, и подходят для создания бытовых (и, как вы верно понимаете, временных) кадров, и для удаленного доступа к архиву. А вот расценивать смартфон - как хранилище цифрового архива - не стоит.
• Облачные онлайн сервисы удобны, но не защищают данные от ошибок пользователя и повреждения данных, в случае заражения шифровальщиками. Удобство доступа - да, это сервис, но получите ли вы доступ к данным через 20-50 лет - никто не знает.
• Внешние дисковые накопители подвержены заражению, физическим повреждениям и, если вовремя задуматься, идеально подходят для хранения резервных копий, отдельно от устройства, которое отвечает за сохранность вашего цифрового архива.
• Сетевые файловые хранилища (NAS) подвержены заражению, но помогают настроить общий доступ, для всей семьи, снизить риски потери данных, в случае сбоя диска, или ошибки пользователя; компромиссное решение, наиболее надежное из всех.
• Ноутбук или стационарный компьютер - компромиссное решение; надежность (и его возможности) зависит от пользователя, его понимания задачи, навыков каталогизации, умения подобрать политику резервного копирования и запасной вариант.

Поэтому необходим комбинированный подход, чтобы исключить возможность утраты кадров (или их неправомерной публикации в открытом доступе). Важно не просто выбрать еще один вариант, а закрыть уязвимость основного решения. Возможные сценарии:

• Оригинальный архив на ПК.
  • Первая резервная копия на внешнем диске.
  • Вторая - на домашнем файловом сервере.
  • Консервация - запись на оптический диск.

• Оригинальный архив на ПК.
  • Копия - на файловом сервере, на котором настроено личное «облако» (доступ).
  • Резервная копия на внешнем диске.
  • Консервация - запись на оптический диск (если очень хочется).

Конечно, можно объединить сценарии и упростить:

• Настроить «облако» на ПК, чтобы исключить файловый сервер из сценария.
  • Бэкап делать на внешний диск.

Но получится менее надежно, потому-что если данные повредит вирус, единственная точная, самая актуальная, копия - внешний диск, и если на момент заражения диск будет подключен к ПК, то данные могут быть утрачены навсегда.

Примечание:

Почему личное облако на домашнем сервере, а не онлайн сервис? - справедливый вопрос. С ним я обратился к ребятам из Paragon Software Group, когда . И вот фрагмент диалога:

Paragon Software Group : Конечно, вы настраиваете сетевое хранилище для рабочих целей и, в скором времени, планируете добавить еще одно - для семьи. О надежности вы подумали и даже от RAID не отказываетесь, но удобство доступа? Сеть - это для вас, или семьи, но есть ограничение - локально, дома. Конечно, чтобы удовлетворить все потребности, вам нужно и онлайн-доступ предусмотреть, и тот же ownCloud (или его форк Nextcloud) вам помогут, и вы не затратите много времени, за годы многое оптимизировали (сейчас настроить облако - 5-7 минут вашего времени). Если вы не доверяете сервисам, не хотите лишних затрат, любите все контролировать на своей стороне - личное «облако» вам пригодится. Не хотите волноваться, или уверены, что никогда не забудете данные для авторизации - можно пользоваться онлайн сервисами. Только не забывайте, что не все собирают файловые хранилища самостоятельно и кто знает, возможно, вы однажды тоже купите , и там все предустановлено, и никакого дополнительного ПО не нужно.

Как хранить

Еще хотелось бы уточнить следующие моменты:

• Традиционные фотографии - отпечатки - боятся влажности и, в меньшей степени, о чем задумаешься, если внимательно изучаешь работу галереи, - ультрафиолета. Если домашние условия нормальные (уровень влажности - 40-60%, и температура воздуха от 10 до 25°С, отсутствуют прямые солнечные лучи), то все хорошо, если нет - смело меняйте условия, иначе фотографии состарятся раньше времени.
• «Руками не трогать!» - очень хорошее правило, которое убережет музейное стекло от загрязнений, а вас от необходимости искать деионизированную воду, которая идеальна для очистки стекол музейного качества.

Но это отпечатки, что касается цифрового архива, то:

1. Регулярно отслеживайте «здоровье» дисковых накопителей. S.M.A.R.T. - это опора, а утилиты, под и Windows , - отличные помощники.
2. Регулярно делайте резервные копии и проверяйте их целостность. Backup & Recovery , как оптимальный вариант для домашнего использования.

Только внимание и своевременное устранение недочетов, позволят сохранить ваши отпечатки (и цифровые позитивы) в течении многих лет.

Часто задаваемые вопросы

Сохранность фотографий - тема, которая беспокоит многих заказчиков. Помимо вопросов, с которыми мы уже разобрались, есть и другие - косвенные, которые необходимо учитывать и разбирать сразу, а не спустя время:

1. Стоит ли хранить фотографии в соцмедиа?
2. Где сохранить фотографии на всю жизнь?
3. Цифра или печать, все-таки?

Лукавить не стану, процитирую свои обычные ответы:

Стоит ли хранить фотографии в соцмедиа

— Почему? Удобно, приватно и надежно.

— Скорее бесплатно и потому приятно.

— Не без этого, конечно. Но все же, почему я не могу разместить свой архив в соцмедиа?

— Можно и нужно - это не одно и тоже. Вы можете хранить копию фотоархива в социальных сетях; вы можете пользоваться удобством сервиса; вы можете настроить каталогизацию, даже бэкап, с помощью сторонних средств, но… нужно ли: отказываться от приватной жизни, ради настроек приватности; отказываться от исходных данных, ради конвертированных файлов; от возможности лицезреть подлинник, ради некачественной копии; от полноценного фотоархива - все контролируется вами - ради «удобства»: зависимости от сервиса, и пользовательского соглашения (полезно читать, неплохо отрезвляет от маркетинг-спячки), и прочих условий, где вы, как пользователь, остаетесь один на один с проблемой (их очень много).

— Не приходилось обо всем этом задумываться…

— Увы, но это далеко не все, что стоило бы знать про соцмедиа.

Где сохранить фотографии на всю жизнь

— В памяти.

— Абстрактный ответ. Можно точнее?

— Общие вопросы подразумевают именно такие ответы. Не понимаю, что вас удивило.

Цифра или печать, все-таки

— Электронный архив - дешево и компактно. Отпечатки - качественно и приятно. Если вам, или вашей семье, важно сохранить архив надолго, то лучше комбинировать решения (об этом все уже рассказал в заметке), чтобы наслаждаться традиционной фотографией - отпечатками, репродукциями, но вдруг беда - нарушение условий хранения или неосторожное обращение - утрата исключена. Файлы - удобство, бумага - ценность. И вместе, они дополняют друг друга, и продлевают годы жизни семейного фотоархива.

— «И», а не «или», верно?

— Да, именно так.

P. S.

Появятся мысли, о чем-то еще задумаюсь, что-то изменю - дополню заметку.

Семейный архив – очень важная и интересная вещь. Многие люди занимаются созданием генеалогического древа, некоторые коллекционируют старинные фотографии своих родственников и не только, другие отдают предпочтение письмам, дневникам и другой бумажной документации. Вот на ней мы и остановимся в данной статье.

До появления интернета, люди общались лично или через письма и открытки, а свои мысли разделяли не с подписчиками в социальных сетях, а с близкими друзьями и личными дневниками. Скорее всего, в каждой семье есть такие артефакты: переписка бабушки с дедушкой, поздравительная телеграмма на рождение ребенка, дневники близких родственников. Все это, как бы странно не звучало, документы, хранящие исторические факты. Согласитесь, интересно же читать письма великих людей, живших 100, а то и 200 лет назад. Так давайте и мы попробуем сохранить нашу память для будущих поколений.

Что подойдет для создания семейного архива

К бумажным документам, входящих в семейный архив, можно отнести:

• старые свидетельства о рождении, о заключении брака, трудовые книжки, грамоты и так далее,
• письма, открытки, телеграммы,
• личные дневники,
• газетные и журнальные вырезки.

С хранением и систематизацией семейных архивных документов у вас не должно быть сложностей. К ним применимы все те же принципы, что и к личным документам. Если же у вас возникают затруднения, то вы можете почитать наши советы и привести в порядок всю документацию.

В этой же статье мы рассмотрим такие вопросы, как систематизация и хранение личных писем и дневников.

Систематизируем историю семьи в письмах

Первое, с чего хочется начать, это письма и телеграммы. Как правило, в большинстве семей они лежат стопочками в какой-нибудь коробке на антресолях. На самом деле, это не очень верно. Ведь архив не терпит беспорядка.

Как же разобраться в большом количестве старых писем? Во-первых, пересмотреть все конверты и выяснить, в каждом ли из них есть письмо. А может в одном конверте лежит сразу два письма? Тогда надо определить, какое из них «не родное». Во-вторых, постараться систематизировать все по датам. Это непросто, но серьезным подспорьем в этом деле станут почтовые штемпели. В-третьих, проследите «сюжетную линию» сообщений. Возможно, у вас получится составить целые серии переписки между двумя людьми.

После того, как вы разложили по стопочкам все это богатство, следует заняться созданием копий. Если не каждое письмо или телеграмма имеют большую ценность, то выберите наиболее важные и отсканируйте их.

Затем можно приступать непосредственно к созданию архива. Для того, чтобы оригиналы писем дольше сохранились, вам понадобятся конверты и папки из бескислотной бумаги. Пластиковые файлы или конверты не подойдут, так как бумаге нужно дышать, а делать это в пленке просто невозможно. Каждый такой конверт с письмом или серией писем следует подписать: дата, город, адресат и адресант (отправитель).

Еще небольшой совет: перед тем, как сложить все конверты с письмами в коробку, сделайте тематические разделители. Это могут быть маркеры с датами или городами, фамилиями авторов писем или с темами (поздравления, рассказы о жизни, личная переписка). Благодаря таким разделителям в дальнейшем вам будет проще найти нужное письмо.

Личное и дорогое - разбираем дневники

Более системного подхода требует разбор такой части семейного архива, как личные дневники, песенники, анкеты, альбомы со стихами. Ведь чаще всего, это целые произведения искусства, которые хочется сохранить на долгую память не только для себя, но и для своих детей.

Итак, приступаем. Если у вас несколько авторов дневников или альбомов, то сначала разложите их по владельцам. Следующий этап – это проверка состояния тетрадей. Как правило, наиболее подвержены времени уголки листов: они загибаются, обтрепываются, отрываются. В этом случае вам на помощь придет тонкая конденсаторная бумага. Намажьте полоску такой бумаги мучным клеем и закрепите с ее помощью надорванную страницу.

Вполне вероятно, что у некоторых старых альбомов будут проржавевшие скрепки. Их лучше удалить и заменить на новые. Если нет возможности поменять скрепки, аккуратно соберите листы, сделайте отверстия дыроколом и свяжите атласной лентой. Старайтесь делать отверстия максимально ближе к краю листа, чтобы не испортить исписанные страницы. Не советуем отдавать такие документы в переплет: пластиковые пружинки или скрепки имеют достаточно грубые края, которые могут с легкостью порвать уже неновые листы бумаги.

Теперь, как и в случае с письмами, приступаем к созданию копий. Оцифровка многостраничных документов достаточно сложный процесс. Тут важно не только оцифровать все имеющиеся страницы, но и объединить их в один документ, при этом важно сохранить правильный порядок. Это необходимо для того, чтобы в последствии обеспечить возможность последовательного просмотра всех страниц. Лучше всего для этого подойдет формат pdf.

Наконец, все тетради отреставрированы, отсканированы, можно приступать к архивированию. Если в альбоме есть страницы с фотографиями, то будет очень хорошо, если вы проложите их листами бескислотной бумаги. Затем, каждый документ помещаем в отдельный специализированный плотный конверт и подписываем. Все, основная работа по созданию архива из личных дневников, песенников, анкет и альбомов со стихами проделана.

В этой части статьи мы еще раз хотим обратить ваше внимание на бумагу, из которой изготавливают конверты для хранения архивной документации. Такую бумагу называют бескислотной. Ее главное достоинство в том, что в ней содержится щелочной резерв, позволяющий нейтрализовать кислотность, возникающую при хранении.

А теперь пять главных правил хранения:

1. Бумажные документы лучше всего хранить при температуре 10-20 0 C и относительной влажности 40-50%. Не лишней будет хорошая циркуляция свежего воздуха.
2. Ни в коем случае нельзя хранить архивы на балконе, чердаке или в подвале. Повышенная влажность или излишнее тепло могут ускорить химические процессы, которые сделают бумагу более хрупкой, а чернила – менее яркими. Поэтому, лучше всего хранить архивы в центральной части дома или квартиры.
3. Теперь несколько слов про свет. Не секрет, что именно свет содержит высокий процент ультрафиолета, который разрушительно действует на бумагу. Поэтому ценные документы хранить на свету строго запрещено. Но если вы хотите часто перечитывать письмо или повесить на стену лист из альбома со стихами любимой бабушки, сделайте с них качественную копию, и именно ее разместите на видном месте.
4. Все семейные архивы лучше всего хранить в жестких папках, коробках или ящиках. Такие корпусы обеспечат физическую защиту ценным бумагам, а также предохранят их от пыли и прямого света. Главное, чтобы коробки не были герметичными, так как бумагам необходим приток воздуха.
5. Обязательно каталогизируйте все документы и ставьте соответствующие пометки на коробки для хранения. Например, можно составить список писем или дневников, хранящихся в конкретном боксе, распечатать его и наклеить на крышку. Таким образом, вы сможете сократить время на поиски нужного документа и сбережете от излишних стрессов другие бумаги.

И, наконец, последний момент. Вы спросите, а что можно сделать с электронными копиями? Во-первых, это важный резерв, который может понадобиться при утрате оригинала. Во-вторых, копию можно распечатать и повесить на стену, показать друзьям, взять с собой в архив для поиска дополнительной информации. В-третьих, вы можете создать личный виртуальный архив в одном из облачных хранилищ и открыть доступ к нему своим близким родственникам. Поверьте, они вам будут очень благодарны!

Наверно у каждого человека складывались такие обстоятельства, при которых нужно было срочно найти дома какой-то документ. Было и у вас наверно такое? И как вы справлялись с этим? Поиск занимал всего несколько минут? Или целый день и всей семьей:wacko: ? Если второе, то вам пора задуматься об организации хранения документов. Звучит сухо, «по-казенному». Но что поделать… Реалии таковы, что «без бумажки ты букашка». Система хранения документов дома – это просто.

Завести отдельные папки-регистраторы для отдельных групп документов.

Здоровье или Медицина

В папке-регистраторе в отдельных папках для файлов хранить документацию на каждого члена семьи.

Медицинские документы желательно все копировать, т.к. в поликлиниках часто теряют карточки. Еще очень важно делать копии документов после обследования, т.к. чернила со временем блекнут, и разобрать напечатанное бывает очень трудно, а порой невозможно. У нас такое было с результатами обследования зрения у сына. Распечатка после компьютерного обследования была просто нечитаемая.

Коммунальные платежи

В папках для файлов складывать документацию по видам оплаты. Например, «Водоканал», «Теплосеть», «Телефон» и т.д. Количество и названия папок у вас будет свое.

В папках для файлов в отдельных файлах будет находиться договор с организацией предоставляющей услуги, квитанции на оплату подключения услуги, пломбирования счетчиков, установки оборудования. Так же в отдельном файле квитанции об оплате за текущий год.

Обязательно уточните, сколько хранить квитанции. Обычно это срок 3 года, т.е. по истечении этого срока квитанции можно выкидывать. Но… Дело в том, что бывали случаи, когда старые квитанции помогали в решении спорных вопросов в суде. Так что решать вам, сколько хранить квитанции.

Банк

Здесь хранится вся информация по счетам в банках, по кредитным картам (можно чеки из банкоматов). Разделение возможно по различным банкам.

Работа

Для каждого работающего члена семьи отдельная папка для файлов, в которой хранятся договора, разные «бумажки» о зарплате, возможно резюме.

Авто или Транспорт (если имеются)

Если машин несколько, то ведется папка для каждой из них. Здесь необходимо хранить всю документацию и информацию, касающуюся машин.

Недвижимость

В этой папке хранятся все правоустанавливающие документы на квартиры, дома, гаражи, дачные домики и т.д. По отдельной папочке на единицу недвижимости.

Если коммунальные платежи приходят одной квитанцией, то можно не заводить отдельную папку «Коммунальные платежи», а добавить файл к этой папке.

Техника

В отдельном файле хранить инструкцию, квитанции, гарантийный талон.

Сверху файла можно наклеить малярный скотч (на нем легко писать и потом легко удалить за ненадобностью), на котором написать, когда истекает гарантия.

Личные документы

Для каждого члена семьи отдельная папка. В ней хранятся основные документы – свидетельство о рождении, паспорт, дипломы, различные свидетельства и т.д.

Возможно, добавить одну общую папку для общих документов – свидетельство о браке, разводе.

Папок у вас может быть сколько угодно, и названия вы можете придумать свои. Но главное принцип остается один. Группировать подобные документы в одну папку-регистратор, вести документацию по каждому человеку, предприятию, или услуге отдельно. Это позволит найти быстро нужный документ в любое время.

• Обязательно сделайте бумажные копии (ксерокопии) каждого документа. Хранить копии удобнее всего вместе с оригиналом. По мере расхода копий, обязательно пополняйте их.
• Отсканировать все важные документы и хранить их на компьютере, на диске и на флешке.
• Все важные документы дома (если нет специального сейфа) можно хранить в минисейфе. Один небольшой нюанс – в таких сейфах документы, деньги хранить нужно без пластиковых папок, без резинок. В случае пожара документы пластик от высоких температур расплавится быстрее, чем бумага.
• Компьютер очень может помочь в ведении домашней бухгалтерии и документооборота. Можно сделать себе напоминалки в органайзере. Например, снять показания счетчиков каждого 1 числа месяца. Занести в календарь дату окончания гарантийного срока для всех приборов и техники. После этой даты можно спокойно избавляться от упаковки, гарантийных талонов. А еще можно уменьшить объем инструкций, удалив инструкции на иностранном языке.
• Еще рекомендую завести отдельную коробочку, в которой будут храниться подписанные дубликаты ключей:good: .